Kom jij ook tijd tekort en vraag je je af of het niet efficiënter kan? In 21 dagen kun jij je werkwijze veranderen en meer doen in minder tijd.

Als je onderstaande tips volgt kan het niet mis gaan.

1. Goed overzicht
2. Belangrijkste taken eerst
3. Clusteren van taken
4. Rond taken echt af
5. Standaardiseer

Goed overzicht
Om te beginnen moet je een goed overzicht hebben van al je taken en deadlines. Zet dit overzichtelijk in teamwork of in outlook. Privé gebruik ik ook “Wunderlist”. Handig voor je boodschappen maar ook om een belafspraak niet te vergeten bijvoorbeeld. Hang ook gelijk een deadline aan die taken. Ik weet niet hoe het bij jou zit maar ik werk effectiever als de deadline in zicht komt.

Ik maak aan het einde van de werkdag alvast een lijstje met taken voor de volgende dag. Dat geeft mij rust. Verder zet ik alle aantekeningen en creatieve ideeën in een “ouderwets” boekje zodat ik het niet kan vergeten.

Belangrijkste taken eerst
Zorg ervoor dat je de belangrijkste taak van de dag als eerste doet en niet met je mail aan de slag gaat zodat je uiteindelijk niet meer aan die belangrijke taak toekomt. Je kunt je taken rangschikken volgens het urgentiekwadrant van Eisenhower. Ik bekijk elke week welke taken belangrijk en dringend zijn en zet dit (soms zelfs gewoon op papier) in een urgentiekwadrant.

Belangrijk en dringend: dat zijn taken die nu gedaan moeten worden. Alle taken die in dit kwadrant staan moet je direct en zelf doen.
Belangrijk en niet dringend: tijd maken voor die training die je nog altijd wilde doen bijvoorbeeld. Deze taken kun je het beste gelijk inplannen zodat je er in de toekomst aan kan beginnen.
Niet belangrijk maar wel dringend, dit zijn nu typisch taken die je aan een Online Business Manager of Virtueel Assistent kunt delegeren (hoe fijn is dat!). Bijvoorbeeld het bijhouden je website of de werkprocessen optimaliseren. Deze taken hoef je echt niet zelf te doen, jij kunt je tijd beter besteden aan je klanten of strategie.
Niet belangrijk en niet dringend: deze taken moet helemaal niemand doen want die leveren helemaal niets op. Die taken moet je dus mijden.

Clusteren van taken
Het is nu eenmaal bewezen dat je het meest effectief werkt als je de werkzaamheden die op elkaar lijken in één tijdvak tegelijk afrond. Als je je mail gaat checken lees dan ook alle mail en handel die gelijk af. Heb je een afspraak in Amsterdam? Voeg die gelijk samen met die andere afspraak rond Amsterdam of ga nog even langs je familie die daar in de buurt woont bijvoorbeeld.

Rond taken echt af
Koop een wekker of zet de wekker/timer op je smartphone zodat je voor jezelf een deadline hebt wanneer je de taak afgehandeld wilt hebben. Je werkt geconcentreerder op je taak wanneer je weet dat je nog maar een uur hebt.

Standaardiseer
Typ je elke keer weer dezelfde tekst in een brief/offerte etc.? Kijk of je het kan vastleggen in een template, dat scheelt ook veel tijd. Je kunt ook processen/procedures (laten) maken waarin je je manier van werken vastlegt.

Resultaat
Als je deze tips 21 dagen echt elke dag volgt dan heb je er na 21 dagen een gewoonte van gemaakt (blijkt uit wetenschappelijk onderzoek) en werk je elke dag optimaal aan jou doelen.

Wat levert je dat op:
• Je hoofd is leeg en je hebt overzicht
• Lege mailbox
• Meer creativiteit
• Tijd voor zaken die er echt toe doen
• Een goed gevoel

Dus ga vandaag nog aan de slag en laat me over 21 dagen weten hoe het is gegaan