Heb jij wel eens een niet productieve dag gehad of gedacht
“jeetje dit kan echt veel effectiever”?
Of vraag je je elke week af waar de tijd blijft en waarom je die taak nu al 3 weken vooruit schuift? Het eerste heb ik nog regelmatig maar het tweede is door Personal Kanban aanzienlijk verbeterd.
Ik heb het boek Personal Kanban gelezen van Jim Benson en Tonianne De Maria Burry. Zij leggen uit hoe je sneller je doelen haalt in minder tijd en met een beter gevoel. Eerst dacht ik “ dit is het zoveelste boek dat daarover gaat” maar dit is toch een beetje anders. De mooie inzichten wil ik graag met je wil delen.
Intuïtie
Ten eerste vond ik het mooi dat intuïtie een heel belangrijk deel van de Personal Kanban is. Dat heb ik in mijn vorige blog uitvoerig beschreven. Doe de dingen die voor jou goed voelen want die geven uiteindelijk het meeste resultaat.
Alleen relevante taken per tijdstip
Een ander mooi inzicht is dat je alleen die taak voor je neus krijgt als jij aan die taak toe bent. Dus organiseer jij een training en heb je bijvoorbeeld een taak te doen als “het voorbereiden van de presentatie” dan komt die taak pas op je radar op het moment dat je er echt aan moet beginnen, bijvoorbeeld een week voor de start van de training. Door een systeem als Trello, Teamwork, Asana of zelfs Outlook tasks te gebruiken kun je er voor zorgen dat je een taak onder ogen krijgt en eraan begint. Want zoals de Personal Kanban zegt en wat ik ook zelf heb ervaren.
Als de taak uit je hoofd is, is er meer ruimte voor creativiteit en
heb je meer rust in je hoofd.
Review/flexibiliteit
Af en toe moet je door je lijst met taken heen om te kijken of deze nog goed voor je voelen of dat de ontwikkelingen in je bedrijf de taken hebben ingehaald en er een aantal taken moeten worden gewijzigd. De Personal Kanban weet heel goed dat het (werkende) leven soms grillig verloopt en je in een week soms drastisch je prioriteiten moet wijzigen. Het is dus zeer flexibel ingericht.
Taken zijn er ook niet om ze maar als een kip zonder kop uit te voeren. Bedenk bij elke taak, dient deze mijn doel (meer omzet, klant etc.).
Taken visualiseren
Wat vooral ook helpt is het visueel maken. In Trello heb je daar mooie kaarten voor die je kan voorzien van de juiste foto of kleur. Je weet waar je naartoe werkt en stemt je daar iedere dag weer op af i.p.v. taken afhandelen en produceren (al is dat af en toe ook erg lekker ☺). Bovendien zie je in een oogopslag welke taken je hebt afgewikkeld en dat voelt goed voor ons brein.
Wil je niet meteen met een systeem aan de slag dan kun je natuurlijk ook gewoon in een map / card of op een groot wit vel alle taken verzamelen die geen begin- of einddatum hebben. Daarmee ga je aan de slag als de tijd er rijp voor is en het goed voelt om er mee aan de slag te gaan.
Zo heb ik het nu ook in mijn Teamwork ingedeeld en op mijn prive planner. Het werkt voor mij echt heel prettig. Ik weet nu dat ik elke dag bijdraag aan mijn doelen.
De voorbereiding van een kick-start online marketing dag vraagt erom dat ik 2 weken van tevoren een vragenlijst stuur en een week voor de dag de systemen in orde maak en nog wat vragen stel om een volledig beeld te krijgen. Deze taken zorgen ervoor dat we op de dag zelf snel en praktisch te werk kunnen gaan. Deze taken hebben een begin en einddatum. Een marketing video opnemen heeft voor mij geen specifieke deadline en daar ga ik mee aan de slag op het moment dat ik aan mijn bedrijf werk.
Vervolgstappen concreet maken
Bedenk bij elke taak wat de vervolgstap is. Wil je meer exposure? Waar wil je mee starten? Start je met een plan maken, hoe ziet dat er dan uit en wat staat erin. Maak het zo concreet, zo SMART mogelijk. Je brein weet nu wat de volgende stap is en gaat lekker aan het werk i.p.v. eerst bedenken wat er eigenlijk moet gebeuren. Heb je het plan klaar dan kun je daar weer vervolgstappen uit halen en zo verder.
Slecht presterende taken
Als je het op deze manier aanpakt wordt ook al snel duidelijk welke taken je anders moet gaan organiseren omdat ze je te veel tijd kosten of die je energie opvreten. Zeg nu niet meteen… ik heb geen geld om een VA in te huren om mijn boekhouding te doen of ik heb geen tijd om me te verdiepen in social media. Ga niet gelijk in oplossingen denken maar bekijk wat er precies niet lekker loopt en ga dan per item kijken hoe het anders kan (Kaizen). Misschien loopt de social media niet lekker voor je omdat die excel waar je in werkt niet prettig is voor je. Ga dan op zoek naar een systeem dat wel voor je werkt. Maar het kan ook zijn dat je social media niet lekker voor je voelt omdat het onbekend terrein is en je niet zo goed weet wat je moet posten. Bestel dan bijvoorbeeld een boek met 365 facebookposts.
Video
Houd mijn site in de gaten of abonneer je op mijn nieuwsbrief, binnenkort neem ik een video op waarin ik het Personal Kanban principe in Teamwork heb vastgelegd en nader toelicht. In het voorbeeld laat ik je dan de taken zien die ik heb opgenomen om de €100.000 omzet te halen in 2018 en welke acties een deadline hebben en welke niet en waarom.