team

Bouwen van 

Een team 

Ga je je (virtuele) team uitbreiden? Denk dan op voorhand goed na welke taken je graag wil uitbesteden en of het mogelijk is meer te automatiseren voordat je met de nieuwe Virtueel Assistent aan de slag gaat.

Kijk ook goed welke Virtueel Assistent of andere professional bij jou past en wat jij zoekt in je teamleden.

Ik werk samen met een team van experts op het gebied van online marketing, administratie en meer en kan je ook ondersteunen bij het werven van nieuwe teamleden.

Meer over wat ik kan betekenen voor jouw business vind je hier.

online samenwerken

zaken die samenwerking ondersteunen

Samenwerken in een (virtueel) team start met een goede basis. Zonder deze basis is er geen samenwerking mogelijk en die basis bestaat o.a. uit technische tools die het samenwerken ondersteunen.

Daarbij moet je denken aan project management tools zoals Trello, Asana, Teamwork of Microsoft Teams en aan communicatie tools zoals Slack en Whatsapp. Verder is het noodzakelijk dat er een omgeving is waar documenten kunnen worden opgeslagen en worden gedeeld, denk daarbij aan Google Drive of Dropbox.

Kies een systeem waar het gehele team mee overweg kan of op zijn minst het voordeel van ziet. Je Integrator kan altijd individuele teamleden verder begeleiden in het gebruik van de tool. Verder is het ook fijn om het aantal tools zo beperkt mogelijk te houden. Op die manier houd je informatie op 1 plek en kan ieder teamlid snel de gewenste informatie terugvinden.

Is voor iedereen in het team duidelijk wat hij of zij doet in zijn /haar functie en is het ook helder wat een andere in het team doet. Door het vastleggen van de functies en rol die iedereen heeft zorg je ervoor dat een groepje medewerkers een team wordt.

Dynamiek

in het virtuele team

Het is van belang om vooral aan het begin van de samenwerking in een virtueel team minimaal 1x fysiek bij elkaar te komen. Het maakt de samenwerking persoonlijker aangezien je vervolgens voornamelijk contact hebt via bijvoorbeeld zoom of skype. Ook in je zoom of skype gesprekken (die bij voorkeur elke week of elke 2 weken plaatsvinden) tune je even persoonlijk in. Hoe was je weekend? Op welke werkplek zit je vandaag? etc. Dit zorgt ervoor dat je ook online een band kan opbouwen in het team.

Waar ik ook altijd aan werk is een positieve, stimulerende omgeving te creëren online. Het team houd elkaar bij de les. De VA houd mij bij de les en ik de VA zeg maar en zo zorgen we ervoor dat we door een gezamenlijke effort de klant optimaal kunnen helpen. Dat betekent ook elkaar aanspreken op gedrag dat je niet fijn vindt of als je merkt dat werk later af is dan normaal, even de telefoon pakken en aftasten wat er mogelijk aan de hand is.

Het is ook fijn om regels met elkaar af te spreken over hoe snel je bijvoorbeeld antwoord mag verwachten en welke tools waarvoor worden gebruikt.

Slim

samenwerken

In mijn werk als directiesecretaresse bij grotere organisatie heb ik gewerkt met methodes die zorgen voor efficiënt  en effectief werken en het tegengaan van verspillingen.

Die verspillingen komen op elk vlak voor. Zelfs in je prive situatie kun je dat toepassen ☺ Als je wacht op de koffie die in het kopje valt kun je in de tussentijd de afwasmachine leeg halen zeg maar.

Op het werkvlak kijk ik bij organisaties altijd waar de verspillingen zitten, waar zaken nog effectiever kunnen worden ingericht of hoe mensen nog beter kunnen worden ingezet.

Wat ben ik zoal tegengekomen aan verspillingen in ondernemingen:

• Een te ingewikkeld proces om facturen te sturen naar klanten. 
• Hoe is je proces m.b.t. verwerken van de mail geregeld? Pak je alles zelf op of zijn er mails die je als ondernemer niet zelf hoeft te doen maar die je naar een support@… kunt laten sturen bijvoorbeeld.
• Moet je vaak wachten op een offerte of wachten op gekochte producten? Wat zou je daarin kunnen verbeteren dat je eigen proces wel lekker doorloopt.
• Niet de juiste mensen op de juiste plek. Een VA bijvoorbeeld die totaal niet blij wordt van je email bijhouden maar daar wel voor aangenomen is in een ver verleden.
• Het komt ook wel voor dat je meer doet dan je klant eigenlijk wil. Definieer dus vooraf goed wat je klant wel of niet wil zodat je je klant goed bedient maar jezelf niet op kosten jaagt omdat je iets levert waarop je klant niet zit te wachten.

Ik zorg zelf altijd goed voor de communicatie richting het team. Hoe duidelijker ik ben hoe minder er fout gaat en er minder navragen nodig is.

Als Integrator ben ik dus erg gericht op waar we kunnen verbeteren en of iedereen in het team zo effectief mogelijk is en dat blijft eigenlijk continue je aandacht hebben.