Virtuele teams worden steeds gewoner in moderne organisaties. Vooral in grote multinationale ondernemingen is het virtuele team een normale werkvorm voor het samenbrengen van kennis uit verschillende delen van de organisatie (bron TNO). Ook bij de zzp’ers zie je dat virtuele teams in opkomst zijn.

Wat is een virtueel team eigenlijk? Een virtueel team bestaat uit 1 of meerdere personen die via allerlei tools onafhankelijk van plaats en tijd met elkaar samenwerken.

Vaak zie je dat de business van zelfstandige ondernemers zo gegroeid is dat ze het niet meer alleen aankunnen. Een volgende stap is dan vaak het inhuren van een Virtual Assistant. Een Virtual Assistant ontzorgt de ondernemer van taken zoals e-mail beheer, agendabeheer, organisatie omtrent events, onderhoud van de website tot e-mail marketing en nog veel meer.

Als een ondernemer op een gegeven moment naar de next level gaat, dus nog meer groeit, dan kan één Virtual Assistant te weinig zijn. Dan komt het moment om het team uit te breiden met andere ondernemers, denk daarbij aan een E-mail Marketeer, Sales Manager, Videograaf, Virtual Assistant met andere expertises of een Online Business Manager.

Een succesvolle samenwerking in een virtueel team vraagt natuurlijk wel om andere aspecten dan wanneer je werkt in een team op kantoor. Ik deel graag 3 aspecten met je die bijdragen aan het succesvol samenwerken in een virtueel team.

1.      Communicatie tools

Een succesvolle samenwerking valt of staat met goede communicatie en als je op afstand met elkaar samenwerkt zijn online tools onmisbaar. Een paar voorbeelden:

  • Een projectmanagement tool zoals Teamwork of Asana zijn van belang om taken toe te wijzen en bij te houden zodat elk teamlid weet wat de status is.
  • Voor werkoverleg zijn Skype, Zoom of Appear.in heel handig zodat je elkaar kunt zien en spreken.
  • Een vraag aan elkaar stellen kan heel makkelijk via Whatsapp, Slack, e-mail of telefoon.

2.      De juiste teamleden

Een succesvolle samenwerking valt of staat ook met de juiste teamleden die goed met elkaar kunnen samenwerken. Omdat de teamleden op afstand van elkaar werken is het investeren in het vinden van de juiste teamleden van groot belang. Individuele of team assessments kunnen hieraan bijdragen maar je eigen gevoel volgen werkt vaak nog beter.

3.      Coördinatie van het team

Duidelijke afspraken maken wie wat doet in het team is heel belangrijk. Wie is verantwoordelijk? Wanneer is wat af? Wat is het doel waar het team aan werkt. Regelmatig online maar ook offline werkoverleg met de teamleden zorgt ervoor dat er zicht blijft op wat er allemaal gebeurt binnen het team.

Als Online Business Manager werk ik dagelijks met virtuele teams en zorg ik ervoor dat mensen en middelen virtueel bij elkaar komen. Daarbij neem ik al het regel en organiseer werk uit handen waardoor de ondernemer kan doen waar hij of zijn goed in is en zich kan richten op de strategie, klanten en het ontwikkelen van nieuwe producten/diensten.

Wil je weten of je toe bent aan een Online Business Manager? Download dan mijn gratis e-book ‘Samen naar de top’.

WhatsApp chat