Welke ondersteuning past in mijn bedrijf?

Je onderneming groeit als kool en je merkt dat je je meer bezig houdt met het managen van je bedrijf dan het leiden van je bedrijf. Je wilt je focus terug en je weer bezighouden met je klanten, strategie en het ontwikkelen van nieuwe producten en diensten!… maar waar haal je de tijd vandaan?

Als deze gedachten herkenbaar voor je zijn, is het tijd voor extra ondersteuning in je bedrijf!

MAAR .. waar kies je voor?

Moet je aan de slag met een kei van een Virtueel Assistent, Online Business Manager of een Integrator. Wat zeggen die termen nu en wat krijg je daar nu voor vraag je je misschien af.

Om die vraag goed te beantwoorden is het natuurlijk de vraag waar je nu staat met je bedrijf. Er zijn een aantal belangrijke verschillen tussen de rollen. Daarbij kun je letten op de volgende zaken:

• Wat wil je uitbesteden? Welke “pijn” voel je in je bedrijf?
• Hoe ziet je huidige team eruit en hoe lang werk je al met ze samen? Werk je met een operationeel team?
• Hoeveel budget heb je beschikbaar?
• Hoeveel uur ondersteuning heb je nodig? Wil je bijvoorbeeld alleen je e-mailbeheer uitbesteden of zoek je iemand die een volledige online academie kan opzetten? Ligt je behoefte meer bij het strategische deel van je organisatie?

De rol van een Integrator (EOS)

Een Integrator in het Entrepreneurial Operating System (EOS) speelt een belangrijke rol in het vertalen en implementeren van de visie van de ondernemer binnen de organisatie. Deze rol vereist een goed inzicht in de bedrijfsprocessen, sterke leiderschapsvaardigheden en het vermogen om teams te verenigen en te richten op gemeenschappelijke doelen.

• Strategische Planning: De Integrator is verantwoordelijk voor het ontwikkelen en uitvoeren van strategische plannen. Zij werkt nauw samen met de Visionair (de CEO of eigenaar) om ervoor te zorgen dat de langetermijnvisie wordt vertaald in concrete acties en resultaten.
• Teammanagement en Leiderschap: Integrators zijn de schakel tussen het managementteam en de teamleden. Zij beheren en leiden teams, zorgen voor een goede onderlinge samenwerking en bevorderen een cultuur die in lijn is met de bedrijfsdoelen.
• Besluitvorming: Ze spelen een sleutelrol in besluitvormingsprocessen en lossen operationele problemen op die de groei van het bedrijf kunnen belemmeren.

Zoals bij alle rollen maar helemaal in de rol van Integrator-Visionair is het belangrijk dat je elkaar aanvult en een echt team / duo bent samen.

Wie het boek “Rocket Fuel” van Gino Wickman en Mark C. Winters gelezen heeft weet wat ik bedoel met een visionair en een integrator. Zoals een Amerikaanse collega al eens vertelde:

Dirigent van een orkest

Een Integrator is de dirigent van een orkest en dat vond ik wel een mooie vergelijking. De visionair heeft het muziekstuk gecomponeerd en de integrator zorgt ervoor dat de leden van het orkest (het managementteam) het stuk kunnen spelen en de juiste noten voor hun neus hebben om tot een fantastisch muziekstuk te komen. Daarbij is de integrator er ook voor de ondernemer/visionair want de visionair heeft al weer nieuwe muziekstukken in zijn hoofd. Om het team niet helemaal dol te maken van diverse muziekstukken die tegelijkertijd gespeeld moeten worden helpt de integrator focus te houden en structuur aan te brengen. De integrator wil vooral de visionair in zijn of haar rol laten want in dit duo worden de geweldige plannen echt omgezet naar acties en worden ze werkelijkheid!

De waarde van een Online Business Manager

Een Online Business Manager biedt meer dan alleen managementondersteuning. Ze zijn strategische partners die helpen bij het beheren van dagelijkse bedrijfsactiviteiten, vooral in een online omgeving.

• Operationeel Beheer: OBMs richten zich op het beheer van dagelijkse operationele taken, waaronder projectmanagement, workflows en systemen.
• Groei en Schaalbaarheid: Ze zijn betrokken bij het plannen en implementeren van strategieën voor bedrijfsgroei en schaalbaarheid. Dit kan marketinginitiatieven, klantenrelatiebeheer en productontwikkeling omvatten.
• Resource Management: OBMs beheren de online tools zo efficiënt mogelijk en zorgen voor optimale verdeling van het werk in het team.

De rol van een Virtueel Assistent

Een Virtueel Assistent geeft ondersteuning op afstand voor diverse ondersteunende, technische of creatieve taken. Deze rol is vaak meer taakgericht.

Een VA is vaak specialistisch en gericht op het uitvoeren van een bepaalde taak (bijvoorbeeld de nieuwsbrieven of social media). De VA zorgt ervoor dat haar taak in het team goed wordt uitgevoerd. De Online Business Manager zorgt niet alleen voor de eigen taken maar ook dat het in het team goed verloopt en dat er zaken worden afgerond binnen de gestelde tijd.

• Flexibiliteit en diversiteit: VA’s bieden flexibele ondersteuning en kunnen zich aanpassen aan een reeks taken, van eenvoudige administratieve taken tot complexere projecten, afhankelijk van hun vaardigheden.
• Kostenbesparing en efficiëntie: Het inhuren van een VA kan kosteneffectief zijn. Vooral voor kleinere bedrijven of start-ups die gespecialiseerde vaardigheden nodig hebben zonder de kosten van een fulltime werknemer.
• Taakgerichte ondersteuning: In tegenstelling tot Integrators en OBMs (die zich richten op strategie en management) zijn VA’s vaak alleen gericht op de uitvoering van specifieke taken en projecten.

Wanneer is het tijd voor een Integrator?

Een bedrijf is toe aan een Integrator als er een sterke behoefte is aan iemand die de visie van het management kan omzetten in operationele acties. Dit is vooral het geval wanner de visie van de ondernemer of CEO helder en ambitieus is. De implementatie ervan binnen het bedrijf is echter een uitdaging. Een Integrator is ideaal voor bedrijven die een brug nodig hebben tussen de visie en de daadwerkelijke uitvoering.

Organisaties met een team tussen de 10 en 50 personen met een duidelijke visie die moeite hebben om die visie in de praktijk te brengen.  De Integrator is perfect voor bedrijven die behoefte hebben aan sterke operationele leiding om de organisatie als een goed geoliede machine te laten functioneren.

Wanneer een Online Business Manager inschakelen?

Het inhuren van een OBM is een strategische zet voor bedrijven die behoefte hebben aan versterkt operationeel en strategisch management. In groeiende bedrijven kan het management de complexe taken en planning soms niet aan. Een OBM is perfect voor organisaties die iemand zoeken die de touwtjes in handen neemt wat betreft projectmanagement, teamcoördinatie en de implementatie van groeistrategieën.

Een OBM is ideaal voor bedrijven met een team tussen de 5 en 15 personen, die een snelle groei doormaken en waarbij de ondernemer/visionair zich meer wil richten op strategische besluitvorming dan op het dagelijks beheer. Als je bedrijf complexe projecten heeft met veel bewegende onderdelen of als je behoefte hebt aan iemand die operationele processen kan stroomlijnen en het overzicht behoudt, dan is een OBM een waardevolle toevoeging.

Wanneer is een Virtueel Assistent de juiste keuze?

Een Virtueel Assistent is een uitstekende keuze voor bedrijven die ondersteuning nodig hebben bij specifieke taken. Daarbij kun je denken aan marketingondersteuning, klantenservice of webbeheer. VA’s zijn ideaal voor kleinere bedrijven, start-ups of zelfstandige ondernemers. De ondernemer werkt wellicht al wel met 1 of 2 VA’s of experts. Ondernemers die behoefte hebben aan flexibele, taakgerichte ondersteuning om efficiënter te werken.

Samenvatting

Elke rol – Integrator, OBM en VA – heeft zijn eigen unieke kenmerken en is geschikt voor verschillende stadia en behoeften binnen een bedrijf. Een Integrator is essentieel voor het vertalen van visie naar uitvoering. Een OBM is van belang voor het versterken van de dagelijkse activiteiten, de langetermijnplanning en de richting van een bedrijf te beheren en te sturen. Een VA geeft flexibele, taakgerichte ondersteuning.

Het inzetten van een OBM of Integrator kan een directe invloed hebben op de groei van een bedrijf door verbeterde operationele efficiëntie, beter projectmanagement, en strategische planning. Dit kan leiden tot hogere omzetten en betere winstmarges.

Een VA kan helpen bij het verminderen van operationele kosten en het verbeteren van de servicekwaliteit, wat indirect kan bijdragen aan omzetgroei door betere klanttevredenheid en efficiëntie.

Bronnen:

Female Integrator Mastermind

Rocket Fuel University

Diverse gesprekken met Integrators in de US