Door kleine verbeteringen door te voeren kun je je bedrijf laten groeien. Je wil bijvoorbeeld meer tijd voor die klus die elke maand terugkomt of misschien wil je je conversieratio verhogen of kosten verlagen?

De Japanners hebben een prachtige methode ontwikkeld om je kwaliteit te verbeteren door middel van kleine stapjes. Zij verbeteren hun organisaties door middel van LEAN Kaizen. Lean betekent letterlijk “zonder vet, slank, niets overtolligs” en Kaizen betekent letterlijk “veranderen om te verbeteren, continue verbetering”. Continue verbetering zorgt weer voor groei.

Hoe pak je dat nu aan?

Welke stappen neem je om het proces te verbeteren of minder fouten te maken? Of te wel minder tijd/geld etc. te verspillen Ik leg het je hieronder uit. Neem een groot vel papier en schrijf de volgende punten op:

1. Onderwerp bepalen
Van welk probleem heb jij momenteel het meeste hinder of zijn er zaken die niet vlekkeloos verlopen. Het heeft altijd te maken met de 7 verspillingen (productie, transport, opslag, proces, herstellen, wachten, bewegen). Bijvoorbeeld het ontbreken van kennis m.b.t. mogelijkheden aanwezige systemen.

2. Definiëren probleem
Vervolgens ga je het probleem verder definiëren. Je bent absoluut nog niet bezig met een oplossing bedenken voor je probleem, dat komt later pas. Bij het definiëren van het probleem schrijf je gedetailleerd op welk probleem je wilt oppakken en waarom.
Jij hebt bijvoorbeeld in google analytics gezien dat de conversie rate van je website onder het door jou gestelde doel ligt. Je nieuwsbrief bevat toch elke keer weer een typefout of je hebt elke keer te veel tijd nodig voor dezelfde klus.
Je geeft ook aan waarom dit probleem moet worden opgelost. Wat gebeurt er als je dit probleem niet oplost. Dat kan bijvoorbeeld daling van je inkomsten of klanten zijn.

3. Huidige situatie & doelstelling
Breng in kaart wat de huidige situatie is. Check bijvoorbeeld de conversie rate van het laatste half jaar of hoeveel tijd je elke keer te kort kwam voor een bepaalde klus of meerdere klussen.
Vervolgens stel je je doel vast. Je wilt bijvoorbeeld de conversie rate van je website naar 1,73% brengen of bijvoorbeeld 1 uur besteden aan een bepaalde klus i.p.v. 1,5 uur.
Maak voor jezelf d.m.v. een percentage duidelijk hoe groot het gat is tussen de huidige situatie en je doelstelling.
Je kunt door middel van een grafiek of foto’s laten zien hoe lang het probleem al gaande is. Je denkt misschien dat het overbodig is om dit in een grafiek weer te geven. Geloof me, het is heel fijn om het inzichtelijk te maken voor jezelf of je klant. Je bewijst daarmee ook nog eens dat het probleem echt een probleem is.

Analyseer welke zaken van invloed kunnen zijn op het ontstaan van het probleem. Bijvoorbeeld concentratie probleem bij het opstellen van de nieuwsbrief doordat de telefoon steeds gaat of je computer heeft problemen.

De volgende factoren kunnen van invloed zijn:

  • Persoon: heb jij of je klant een gebrek aan training of is er sprake van slechte communicatie
  • Methode: Inefficiënt proces of procedures die niet kloppen
  • Machine: Slechte computer
  • Materialen: Software voldoet niet
  • Tijd: de deadline die gesteld is kan onmogelijk gehaald worden

Je kunt hier je eigen factoren aan toevoegen en bijvoorbeeld in een fishbone diagram weergeven. Analyseer wat nu het grootste obstakel is voor het oplossen van je probleem.

4. Tegenmaatregelen
Schrijf de tegenmaatregelen op die je wilt gaan uitvoeren om je probleem op te lossen. Dit kunnen hele kleine maatregelen maar ook grote maatregelen zijn. Je voorziet je maatregelen gelijk van een startdatum, einddatum en een status. Daarmee zie je in een oogopslag welke zijn afgehandeld en welke maatregelen dringend aandacht nodig hebben. Dit kun je natuurlijk ook in Teamwork of Asana vastleggen.

5. Check resultaten
Vervolgens houd je 30 dagen bij of de tegenmaatregelen effect hebben. Hebben je maatregelen effect gehad dan leg je dat direct vast in het proces of procedure zodat je bij een volgende klant of voor jezelf de werkwijze hebt vastgelegd.
Hebben je maatregelen geen effect gehad dan moet je nog eens kritisch naar je aantekeningen kijken. Heb je alle tegenmaatregelen uitgevoerd? Wat heeft gewerkt en wat niet?

WhatsApp chat